Wie läuft ein Event in der Brandboxx ab?

Viel Platz, modernste Technik, unzählige Individualisierungsmöglichkeiten und Top-Unterstützung durch ein erfahrenes Team – die Brandboxx Salzburg ist Ihre erste Adresse für Business-Events. Wir bieten den optimalen Rahmen für Veranstaltungen mit dem gewissen Etwas. Wie das genau funktioniert? Hier beantworten wir alle Fragen zum Ablauf eines Brandboxx-Events von der ersten Anfrage über die Durchführung bis zur Nachbesprechung.

Welche Events in welcher Größenordnung können in der Brandboxx stattfinden?

Die Brandboxx Salzburg ist eine vielseitige Location für Business-Events aller Art, wie Konferenzen, Messen, Weihnachtsfeiern, Gala-Veranstaltungen, Seminare oder Produktpräsentationen. Dafür sorgen unsere fünf multifunktionalen Hallen für bis zu 3.000 Personen auf ca. 6.500 m² reiner Eventfläche. Die konkreten Raumkapazitäten richten sich nach der Bestuhlungsform und können hier eingesehen werden. Zudem stehen Veranstaltern viele weitere Annehmlichkeiten zur Verfügung, darunter:

• Inhouse-Standbauteam

• ebenerdige LKW-Anlieferung

• großes Outdoor-Areal

• 1.000 Parkplätze am Gelände

• direkter Autobahnanschluss

• flexible Technik- und Catering-Lösungen

Bitte beachten Sie, dass in der Brandboxx Salzburg ausschließlich Firmenevents und keine Privatfeiern möglich sind.

Wie weit sollte ich im Vorhinein buchen?

Das hängt von der Art und Größe der Veranstaltung ab. Bei Großveranstaltungen braucht es mehrere Monate Vorlaufzeit. Kleinere Seminare können, je nach Auslastung, auch kurzfristig möglich sein. Für Weihnachtsfeiern empfehlen wir, am besten direkt nach der letzten Feier zu buchen. Näheres zum Ablauf von Brandboxx-Weihnachtsfeiern erfahren Sie in unserem Info-Beitrag.

Wo erfahre ich, welche Termine bereits belegt sind?

Unser Veranstaltungskalender bietet einen kompakten Überblick unserer aktuellen und kommenden Events. Zudem können Sie sich für genauere Auskünfte jederzeit mit einer Eventanfrage an uns wenden.

An wen kann ich mich für welchen Eventtyp wenden?

Bei allgemeinen Anfragen stehen Ihnen Katharina Absmanner (Leitung Events, +43 662 4687-304) und Leoni Moser (Eventmanagerin, +43 662 4687-404) gerne per Eventanfrage zur Verfügung.

Welche Informationen soll ich bei meiner Anfrage bereithalten?

Bitte geben Sie folgende Daten im Rahmen Ihrer Eventanfrage an:

• Wunschtermin

• Personenzahl

• ggf. benötigte Gesamtfläche in m²

• besondere Anforderungen

• Firmen-/Adressdaten

• Kontakt (E-Mail, Telefon)

Welche Unterstützung bietet die Brandboxx bei der Planung und Durchführung?

Wir begleiten Ihre Veranstaltung exakt so, wie Sie sich das wünschen. Zu den angebotenen Leistungen zählen:

• Eventmanagement

• Inhouse-Standbauteam

• Technik-Support

• flexibles Catering (On-Site-Partner oder extern)

• Backstage-Räume

• WLAN/EDV-Infrastruktur

• Parkflächen

• Anlieferung

• u. v. m.

Wann soll mit der Organisation begonnen werden?

Sobald der Termin fixiert wurde, empfehlen wir die Planung der Key-Komponenten mit dem Event-Team. Dazu zählen Raumsetup, Technik, Catering, Ablauf und Sicherheit bzw. Ordnerdienst. Die formalen To-Dos und Vorlauffristen ergeben sich u. a. aus der Veranstaltungsordnung.

Welche Planungs- und Organisationsschritte sollen wann gesetzt werden?

• Nach der Terminvereinbarung geht es mit Zielen und Budget, dem Raumsetup, groben Technik- und Catering-Needs sowie dem Sicherheitskonzept los. Zudem werden Ansprechpartner für alle relevanten Bereiche festgelegt.

• 2–4 Monate vorher (früher bei Großevents): Technik- und Catering-Leistungen beauftragen, Bestuhlungs- und Fluchtwegeplanung mit Brandboxx abstimmen (Pläne/Fluchtwegberechnung & Veranstaltungsvorgaben siehe Service-Bereich)

• 6–8 Wochen vorher: Einladungen/Registrierung öffnen; AKM-Meldung (bei Musiknutzung) erledigen

• 2–4 Wochen vorher: Feinabstimmung Ablauf/Personal/Ordnerdienst gemäß Veranstaltungsordnung (z. B. Ordner-Schlüssel, Anwesenheit Brandboxx-Brandschutz & Technik)

• Eventwoche: Liefer-/Aufbauzeiten, Beschilderung, Briefings und Notfallwege final prüfen (Haus-/Brandschutzordnung, Sammelplätze)

Was steht hinsichtlich Catering und Technik zur Verfügung?

Wir stellen verschiedene Services vor Ort parat und verweisen Sie gerne an unsere Partner. Alternativ können Sie eigene Technik- und Catering-Unternehmen einbringen oder diese Positionen selbst übernehmen. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Technik-Seite und unserer Catering-Seite.

Welche Räumlichkeiten stehen zur Verfügung?

Aktuell stehen zur Verfügung:

• Boxx A Foyer (550 m²)

• Boxx B (914 m²)

• Boxx B1 (1.150 m² + Galerie)

• Boxx B2 (700 m²)

• Boxx C (765 m²)

• Boxx D (994 m²)

• Meetingraum

• Raum 201

• Brandroom

• Backstage-Rooms

Verschiedene Kombinations- und Bestuhlungsmöglichkeiten werden angeboten. Genauere Eckdaten entnehmen Sie bitte unserer Eventraum-Seite.

Wie und ab wann kann angeliefert werden?

Grundsätzlich sind Postzustellung und Anlieferung nur während offizieller Aufbau-, Event- und Abbauzeiten bzw. während den Brandboxx-Öffnungszeiten möglich. Bitte vereinbaren Sie die Anlieferung an sich, die Lieferart und eventuelle Einlagerungen vorab und beachten Sie die Anweisungen des Portiers. Achten Sie auf möglichst vollständige Adressangaben (Veranstaltungsname, Firma, Halle u. s. w.).

Zulieferungen per LKW sind über die Außenflächen P3/P4 sowie über Rampen und Lifte problemlos möglich. Details zu Dimensionen und Nutzlasten werden auf Anfrage bereitgestellt.

Wie können externe Catering- und Technik-Unternehmen eingebracht werden?

Bitte geben Sie entsprechende Wünsche im Rahmen Ihrer Eventanfrage bekannt. Wir stellen entsprechende technische Spezifikationen bereit. Bitte beachten Sie, dass bei der Einbringung externer Catering -und Technik-Unternehmen eingeschränkter Support bzw. eingeschränkte Haftung bei Fremd-Hardware besteht.

Welche gesetzlichen Vorgaben sind bei Events in der Brandboxx zu beachten?

Maßgeblich sind u. a. die Veranstaltungsordnung der Brandboxx, die Brandschutzordnung und Sammelplätze, die Deko- und Materialrichtlinie (z. B. EN-Klassifizierungen, Nachweisführung) sowie das Salzburger Veranstaltungsgesetz bzw. Veranstaltungsstätten-Verordnung. Eine komplette Übersicht finden Sie in unserem Service-Bereich.

Wann beginnt der Aufbau?

Aufbautermine werden individuell je Event im Angebot bzw. Vertrag und nach Absprache mit dem Eventteam der Brandboxx vereinbart.

Wie erfolgt die Koordination vor Ort?

Die Koordination wird ganz individuell nach Wunsch und Bedarf abgestimmt, stets in Absprache zwischen dem Brandboxx Eventteam und dem Veranstalter.

Sind Brandboxx-Mitarbeiter vor Ort verfügbar?

Ja, Brandboxx-Mitarbeiter befinden sich bei jeder Veranstaltung vor Ort, um Fragen zu beantworten und den reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Zusätzlich unterstützt Sie das Event-Team in der Planung und Umsetzung.

Welche Services stehen während der Durchführung zur Verfügung?

Wir kümmern uns um Vor-Ort-Technik und Support, verwalten EDV und WLAN durch unsere Technik-Partner, sorgen für das leibliche Wohl durch unsere Catering-Partner und bieten Backstage- und Nebenräume an. Weitere Services, wie Garderobe, Musik und Deko, können vorab vereinbart werden.

Wie laufen der Abbau und die Rückgabe der Flächen/Räume ab?

Nach Veranstaltungsende erfolgen Abbau und Rückgabe gemäß vereinbarten Abbauzeiten. Die Räume sind ordnungsgemäß und laut Vereinbarung zu übergeben. Dabei ist auf die Offenhaltung der Fluchtwege zu achten, zudem sind die Haus- und Brandschutzordnung einzuhalten.

Gibt es eine Nachbesprechung mit der Brandboxx?

Ja, Feedback ist uns sehr wichtig! Wir bieten gerne eine Nachbesprechung an, natürlich inklusive Ideen für mögliche Folgeevents.

Gibt es Vorteile / Sonderkonditionen für wiederkehrende Veranstalter?

Maßgeschneiderte Angebote sind möglich, teils mit eigenen Komplettpaketen. Bitte stimmen Sie sich dahingehend direkt mit dem Event-Team ab.

Wir unterstützen Sie bei der Planung, Organisation und Durchführung Ihrer Veranstaltungen – so viel und so wenig, wie Sie möchten. Holen Sie sich einen ersten Vorgeschmack mit unserer 360°-Tour und richten Sie Ihre Eventanfrage für ein individuelles Angebot direkt an uns.