Top vorbereitet zur Messe: Unsere Checkliste für Aussteller

Der nächste Messetermin kommt bestimmt. Rund um die Organisation des eigenen Messestandes gibt es einiges zu tun, die Vorbereitungen beginnen in der Regel schon viele Wochen und Monate im Voraus. Bei all dem Aufwand übersieht man ganz leicht die eine oder andere Sache. Wir haben eine Checkliste mit allen wichtigen Informationen für Aussteller in der Brandboxx Salzburg erstellt, damit das nicht passiert. Hier erfahren Sie alles, was Sie bei der Planung beachten sollten, von der Anmeldung bis zur Nachbereitung.

Hinweis: Wir stellen Ausstellerleitfäden und Messekriterien zu allen Brandboxx-Fachmessen zur Verfügung. Diese können Sie auf den jeweiligen Messedetailseiten kostenlos herunterladen.

Wer kann in der Brandboxx ausstellen?

Die Brandboxx Salzburg ist Veranstaltungsort für Mode-, Schuh-, Sport-, und Trachtenmessen im B2B-Bereich. Unsere Fachmessen richten sich ausschließlich an Facheinkäufer. Aussteller sind in erster Linie die Hersteller der verschiedenen Kollektionen. Ergänzend dazu gibt es Showrooms / Fixmieter für die Bereiche Mode, Sport, Schuhe, Tracht und Kinder. Es finden sich ca. 220 Schauräume sowie knapp 600 Marken in der Brandboxx.

Wie melde ich mich für eine Brandboxx-Fachmesse an?

Die Anmeldung erfolgt ausschließlich online über die jeweilige Messedetailseite. Hier finden Sie zudem die entsprechenden Ausstellerleitfäden, Preislisten und den Bestellkatalog für Mietmobiliar. Zugelassen sind B2B-Aussteller aus den Bereichen Mode, Schuhe, Tracht, Sport und Kinder. Die jeweiligen Teilnahmebedingungen und Messekriterien sind auf den entsprechenden Messedetailseiten zu finden. Die Anmeldung erfolgt in der Regel etwa sechs Monate im Voraus. Neben den auf den jeweiligen Messeseiten gelisteten Preisen und Zahlungsbedingungen sind auch individuelle Angebote möglich.

Was ist bei der Standgröße und der Standposition zu beachten?

Die richtige Standposition hängt von den Räumen, den eigenen Waren und den Nachbarständen ab. Gute Sichtbarkeit, aber auch Nähe zu Ein- und Ausgängen oder dem Catering sind nie verkehrt. Wir geben die Lage sowie die Größe des Messestandes bei der Anmeldung bekannt.

Achtung: Eine Buchung ist keine Garantie für einen Standplatz. Die Standbestätigung erfolgt direkt durch die Messeleitung. Spezielle Wünsche (Eckstand, Reihenstand) bitte direkt mit der Messeleitung besprechen.

Wann soll ich mit den Vorbereitungen beginnen?

Wir empfehlen diese ungefähre Timeline für sämtliche Messeaktivitäten:

• Ca.6 Monate vor Messe: nach Aussand der Anmeldeunterlagen durch die Brandboxx baldmöglichst die Anmeldung durchführen, um sich einen Standplatz zu sichern.

• Ab Messeanmeldung: Kunden einladen und Kundentermine vereinbaren, sobald die Anmeldung bestätigt wurde.

• 3 Monate: Standkonzept definieren – wie soll der Stand aufgebaut werden, wie möchte ich meine Kollektion präsentieren etc. Eventuelle Versicherungen abschließen.

• 6–8 Wochen: Möbel/Technik im Bestellkatalog buchen, eventuell Marketingmaterial bestellen.

• 1–2 Wochen vorher: Anlieferbedingungen checken. Nochmalige Kontaktaufnahme mit den Messeverantwortlichen, um eventuelle Unklarheiten zu klären.

• Tag X (Aufbau): Einräumen und Aufbau des Standes.

• Messebetrieb: Kunden betreuen, Aufträge schreiben, eventuell zeitgleich Social-Media- / Messeaktionen.

• 1 Woche nach Messe: Nachbearbeitung von Aufträgen. Kundenkontakten nachgehen.

Was soll ich beim Budget beachten?

Alles rund um die Preise und Kosten für Aussteller finden Sie in den jeweiligen Messeleitfäden. Generell gilt:

• Die Standmiete inkludiert die Wände, die Regale oder Hängefläche sowie Tische und Stühle (je nach Standgröße).

• Technik wie Strom und Strahler können extra dazu gebucht werden.

• Die Anlieferung für die vor Ort benötigte Ware ist gesondert direkt bei einem Transportunternehmen zu buchen.

• Der Standbau kann auch extern gebucht werden. Eigenstände sind unter gewissen Bedingungen generell erlaubt.

• Für gesondertes Mietmobiliar und Ausstattung gibt es einen Bestellkatalog, in dem direkt gebucht werden kann.

• Catering ist inhouse und kann jederzeit gesondert gebucht werden.

• Reinigung und Restmüllentsorgung kann bei Buchung des Standes automatisch dazugebucht werden und wird gesondert verrechnet.

• Versicherungen werden generell empfohlen (Haftpflicht, Warenversicherung).

Wie viel Personal benötige ich für meinen Messestand?

Das hängt vor allem von der Standgröße ab. Bei kleinen Ständen (etwa 9–12 m²) reichen ein bis zwei Personen, bei mittleren Ständen bis 40 m² sollten es auf jeden Fall drei Personen sein. Auch die Öffnungszeiten der Messe sollten beachtet werden – eventuell braucht es zu Stoßzeiten mehr Personal. Die Verkaufsabteilung ist meistens vor Ort, je nach Bedarf wäre der Messestand auch ein Thema für die Verkaufsleitung und/oder die Geschäftsführung.

Wie funktioniert die Logistik für Brandboxx-Fachmessen?

Die Brandboxx Salzburg hat direkte Anlieferungsmöglichkeiten und großflächige Parkmöglichkeiten; genaue Anfahrts-/Lieferzeiten, Rampen, Zufahrtsregeln direkt mit der Messeleitung bzw. der Assistenz besprechen.

Wichtig: Hinterlegen Sie bei Anlieferung direkt zum Stand unbedingt die Standnummer, Namen und Telefonnummer.

Wie läuft der Standbau ab?

Der Stand wird im Vorfeld gebucht und per Standbestätigung bestätigt. Hier wird bereits die komplette Ausstattung fixiert und vor der Messe aufgebaut. Sie müssen lediglich ihre Produkte bringen und schon kann es mit dem Messebetrieb losgehen. Sollte es vor Ort noch Änderungen geben, steht unser Technikteam zur Verfügung. Zusätzliches Mobiliar kann vor Ort noch gebucht werden.

Wie sieht die technische und elektrische Ausstattung aus?

Anschlüsse (Strom, 230V/400V) und Internet/WLAN sind kostenlos vorhanden. Gesonderte Technik kann beim Technikpartner dazu gebucht werden. Elektrische Installationen und Geräte sind sachgerecht zu betreiben. Laut Hausordnung müssen elektrische Anlagen vorab geprüft werden.

Gibt es eine Hausordnung für Brandboxx-Fachmessen?

Ja, die Brandboxx Salzburg hat eine verbindliche Hausordnung (Reinigung, Sicherheit, Rauchverbot, Fluchtwege, Mülltrennung, Verhalten außerhalb Öffnungszeiten). Verstöße können Kosten / Entfernungen nach sich ziehen. Die Hausordnung ist in unseren Downloads jederzeit einzusehen.

Was ist beim Messe-Marketing zu beachten?

Von Brandboxx-Seite werden Aussteller automatisch im Ausstellerverzeichnis gelistet. Vor der Messe wird immer ein kostenloser Presseservice angeboten. Hier kann der Aussteller seine Produkte kostenlos über die Social Media Kanäle bewerben. Konkrete Paketangebote (Werbung, Online-Promotion, Banner, Hostessenausstattung) werden gerne individuell erstellt.

Unseren Ausstellern empfehlen wir Vorabeinladungen an ihre Kunden, gezielte Social-Media-Aktivitäten, eigene Messeangebote und Promotion am Stand. Gemeinsame Kommunikationsaktivitäten mit der Brandboxx sind auf Anfrage möglich.

Welche Genehmigungen und Versicherung gelten für Brandboxx-Fachmessen?

Zusätzliche Genehmigungen sind nur in absoluten Ausnahmefällen (z. B. Standparty außerhalb der Öffnungszeiten) notwendig. Bitte beachten Sie, dass Werbeschilder nur mit Genehmigung durch die Messeleitung möglich sind.

Auf Versicherungsebene sind eine Aussteller-Haftpflichtversicherung und ggf. eine Warenversicherung üblich. Die Brandboxx hat bereits die Standard-Gebäudeversicherung abgeschlossen.

Wie läuft die Fachmesse an sich ab?

Brandboxx-Fachmessen laufen in der Regel folgendermaßen ab:

• Aufbau

• Messe (zu fachspezifischen Öffnungszeiten)

• Off-Side-Events (Talent Day, Community Award, Fashion Shows)

• Am ersten oder zweiten Messetag meist Abendveranstaltungen (z. B. SCHICK Fashion Show[WK9] , ÖFSA-Ausstellerabend[WK10] )

• Abbau

Was passiert nach der Messe?

Im ersten Schritt werden sofort Aufträge erfasst und weitergeleitet sowie Angebote nachgefasst. Danach wird die Logistik mit Retouren betraut und der Rücktransport organisiert. Zudem wird die Messe intern ausgewertet – was lief gut, was gilt es zu verbessern, wurden gute Kontakte lukriert? Daraus lassen sich weitere Schritte sowie Ansätze für kommende Messeauftritte ableiten.

Wer sind meine Kontaktpersonen für Brandboxx-Fachmessen?

Mode- und Schuhmessen
Elisabeth Kreuzberger
Leitung Mode & Schuhe, Assistenz Tracht
+43 662 4687-514
elisabeth.kreuzberger@brandboxx.at

Mode- und Trachtenmessen
Katharina Krassnitzer
Leitung Mode, Tracht & Schuhe
+43 662 4687-307
katharina.krassnitzer@brandboxx.at

Sportmessen und Schauräume Sport
Katharina Absmanner
Centerleitung Sport, Leitung Sport & Events
+43 662 4687- 304
katharina.absmanner@brandboxx.at

Schauräume Mode, Tracht und Schuhe
Karin Illing
Centerleitung Mode, Tracht & SOC
+43 662 4687-305
karin.illing@brandboxx.at

Kindermessen
Ulrike Charlotte Martin
Leitung JOT Juniormode, Leitung Kids Austria
+43 662 4687-409
ulrike.martin@brandboxx.at

Wir stehen Ihnen gerne beratend bei der Organisation Ihres Messeauftritts zur Seite und kümmern uns um den reibungslosen Ablauf. Werfen Sie einen Blick auf unseren Veranstaltungskalender für die nächsten Fachmessetermine, wenden Sie sich an Ihre Ansprechpartnerin oder lassen Sie uns eine allgemeine Anfrage zukommen.

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