Die ultimative Checkliste für Ihre Weihnachtsfeier

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Der Countdown zum Jahresende läuft. Noch schnell will alles an liegengebliebener Arbeit erledigt werden, nur um sogleich mit den Vorbereitungen aufs nächste Kalenderjahr zu beginnen. Mitten in diesem stressigen Chaos sollen Sie auch noch die perfekte Weihnachtsfeier organisieren- das kann nur ein schlechter Scherz sein, oder? Aber keine Sorge, als Gastgeber und Venue für Feiern aller Art wissen die Brandboxx-Experten natürlich, worauf es ankommt. Mit dieser Checkliste für Ihre Weihnachtsfeier geht gewiss nichts schief!

Der Vorlauf (ca. 6 Monate vorher)

Natürlich stellt jede Weihnachtsfeier andere Ansprüche an Organisation, Präsentation und Umfeld- das kommt mitunter auf die Art, Größe und generelle Atmosphäre des Unternehmens an. Was jedoch bei allen gleich ist: Je früher Sie mit der Planung beginnen, desto besser sind die Chancen auf den Wunschtermin und die Wunschlocation. Wir empfehlen Ihnen, ein halbes Jahr bis Jahr folgende Schritte zu setzen:

• Termin und Uhrzeit vereinbaren
• Location finden und buchen
• Zuständigkeiten und Budget abklären
• falls notwendig weitere Angebote einholen und Aufträge erteilen für
  • Technik
  • Musik
  • Catering
  • Foto & Video
  • Rahmenprogramm
• Themen und Ideen finden
• Transfer und Übernachtung organisieren

Der nächste Schritt (ca. 2-3 Monate vorher)

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Sobald Sie alles Grundlegende für die Weihnachtsfeier organisieren konnten, geht es ans Eingemachte:

• Bestimmung eines Themas
• kulinarische Abstimmung (Menü oder Büffet? Getränke?)
• Ablauf definieren
• Einladungen vorbereiten und absenden

Etwa ein Monat vor dem Termin kümmern Sie sich außerdem um:

• Programmablauf
• Sitzordnung
• Erstellung von Menükarten
• Vorbereitung von Präsentationen
• Organisieren von Sprechern
• Kauf von Mitarbeitergeschenken

Die letzten Vorbereitungen (ca. 1-2 Wochen vorher)

Sie wissen nicht, wo Ihnen der Kopf steht, kurz bevor es losgehen soll? Folgendes steht auf Ihrer Agenda:

• Zusagen und Absagen überprüfen
• Teilnehmerliste und ggf. Sitzplatzkärtchen erstellen
• finale Ablaufkoordinierung mit allen Sprechern und Partnern (Technik, Fotograf, Catering etc.)
• Garderobe organisieren
• Generalprobe

Nach der Feier

Hoffentlich haben Sie die perfekte Weihnachtsfeier über die Bühne gebracht- wir empfehlen Ihnen umfangreiche Nachbetrachtung:

• Dank- und Feedbackmails / -schreiben an alle Partner und Helfer verschicken
• Rechnungs- und Budgetcheck mit Soll-Ist-Aufstellung
• gesamten Ablauf mit allen Beteiligten auf mögliche Probleme und Möglichkeiten analysieren
• Verbesserungsvorschläge festhalten und ggf. Checkliste für die Weihnachtsfeier updaten

Mit dieser Checkliste für Ihre Weihnachtsfeier arbeiten Sie deutlich entspannter und koordinierter. Fehlt nur noch die passende Location- am besten gleich heute in der Brandboxx reservieren!