Die perfekte Messe: Checkliste für Aussteller

eine Messe erfolgreich planenEines der wichtigsten und persönlichsten Marketing-Instrumente ist die Messe. Selten lässt sich das eigene Unternehmen besser und ganzheitlicher präsentieren, vor allem in Verbindung mit direktem Kundenkontakt. Neue Bande werden geknüpft, potentielle Klienten lukriert und der Vertrieb des eigenen Angebots vorangetrieben. Von der Messeanmeldung bis zum lohnenswerten Auftrag und Folgegeschäft kann es aber mitunter ein langer Weg sein. Die Messe-Checkliste für Aussteller gibt Ihnen einen kompakten Überblick über die wichtigsten Schritte von der Planung bis zur Nachbetrachtung.


Ziele und Strategien festlegen

Bevor die Messeplanung und -anmeldung erfolgt, müssen Ziele definiert werden. Formulieren Sie vier W-Fragen:

  • Was möchte ich erreichen?
  • Wie viel muss ich erreichen?
  • Wie schnell muss ich meine Ziele erreichen?
  • Wer ist für das Wass und Wann verantwortlich?

Diese Punkte werden in die Messestrategie eingearbeitet. Setzen Sie klare Schwerpunkte und vermitteln Sie Kundeninhalte. Anstatt den Stand mit Anschauungsmaterial vollzupacken, können Sie Lösungsansätze für konkrete Probleme zeigen und einen Dialog anregen.

Planung und Anmeldung

Zeigen die festgelegten Ziele und Strategien, dass sich ein Messebesuch lohnt, werden im nächsten Schritt Messeunterlagen beim Veranstalter angefordert und ein Budget festgelegt. Erstellen Sie nun einen Kosten- und Verwaltungsplan, der folgende Punkte beinhaltet:

  • Standgebühr
  • Standkosten (Kauf, Miete, Leasing; Wiederverwendung / Modizifierung eines exisiterenden Stands?)
  • Stand(auf)bau
  • Standpersonal vor Ort (ggf. Übersetzer / mehrsprachige Mitarbeiter für internationale Messen, Dresscode festlegen, ggf. Uniformen bestellen)
  • Standpaltzierung mit Veranstalter festlegen
  • Förderungsmöglichkeiten prüfen und organisieren

Nun kann die Anmeldung erfolgen. Buchen Sie bei dieser Gelegenheit gleich die passende Unterkunft, organisieren Sie Transport und Aufbau, und informieren Sie sich über das Rahmenprogramm rund um die Messe. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter gut auf die Messe vorbereitet sind. Themenspezifische Schulungen und unfassende Briefings sind das A und O.

Marketing vor und während der Messe

Ausstellerpuppen bei der BrandboxxZu den wichtigsten Schritten der Messe-Checkliste für Aussteller zählt die Bewerbung des Messeauftritts. Hier geht es um Werbe- und Marketingmittel auf der Messe und rund um die Messe. Zunächst legen Sie fest, welche Marketingkanäle vor, während und nach der Messe verwendet werden sollen. Achten Sie besonders auf Vorlaufzeiten, gerade bei Printmedien und der Produktion von Werbemitteln (wie Kugelschreiber, Mousepads oder Taschen). In der Vorberichterstattung setzen Sie beispielsweise auf:

  • Anzeigen in Zeitungen und Magazinen
  • Pressemitteilung(en)
  • Werbung in eigenen Web-Kanälen (Website, E-Mail-Signatur, Social-Media-Kanäle)
  • Messekatalog(e) prüfen, erstellen / aktualisieren und drucken lassen
  • Einladungen an potentielle / bestehende Kunden senden
  • weiterführende Werbeaktionen planen, beispielsweise Gutscheine, Geschenke und Verlosungen

wertvolle Messekontakte knüpfenAuch das Programm auf der Messe will gut überlegt sein. Give-aways und Verlosungen direkt am Stand sind stets sehr populär. Auffällige Aktionen sollten die richtige Art von Aufmerksamkeit bringen – der Produktbezug muss immer gegeben sein. Sprechen Sie außerdem Mitaussteller an, knüpfen Sie Kontakte und holen Sie sich Ideen für künftige Messeauftritte und Produktpräsentationen.

Nach der Messe ist vor der Messe

Ob der Messe-Auftritt erfolgreich war, zeigt sich im Nachhinein. Analysieren Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Präsentation, holen Sie sich Feedback von den Mitarbeitern vor Ort ein und lassen Sie Eindrücke sowie Ideen von Mitbewerbern auf sich wirken. Bearbeiten Sie gewonnene Kontakte und werten Sie aufgewendete Marketing- und Werbemittel nach deren Effektivität aus. Informieren Sie die Presse, Ihr Online-Klientel (per Website und Social-Media-Kanäle) sowie nicht erschienene (Stamm-)Kunden über vorgestellte Neuheiten.

Mit dieser Messe-Checkliste für Aussteller geht die Planung gleich viel leichter von der Hand. Gerne heißen wir Sie demnächst auf einer unserer Brandboxx-Messen willkommen und helfen bei Fragen schnell und kompetent weiter.

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